Présenter ses données de façon claire et efficace

Pour améliorer ses présentations de manière visuelle, informative et attrayante par Serge DURMAN

Paru dans EFE Blog des assistantes

1.    La rédaction Analyse Experts : Quels types d’informations, de données rencontre-t-on régulièrement ?

Les différents types d’information que l’on a régulièrement à manipuler en bureautique sont des données comme des texte, nombre ou valeur mesurable, formule, date ou heure, mais également des figures qu’on appelle aussi illustrations tels les organigrammes, images, dessins par exemple. Ces éléments doivent être suffisamment identifiables pour rendre le contenu informatif pertinent, intéressant, complet et surtout clair.

Chaque logiciel d’une suite bureautique a sa propre spécificité. Un traitement de texte permet de créer des documents en mettant en forme un contenu textuel tout en respectant un style homogène et une mise en page aérée. Le tableur, comme son nom l’indique, sera utilisé de préférence pour générer des tableaux avec des outils de filtrage, de tris, d’analyse et de synthèse que compléteront des graphiques – tableaux ou graphiques que nous retrouverons bien entendu dans tous les logiciels du pack. Le logiciel de présentation ou de création de diaporama est destiné à servir de support à une animation, une conférence ou une formation pour illustrer et renforcer le propos.

2.    La rédaction Analyse Experts : Pourquoi est-il  important de soigner leur présentation ?

Cela est important car le soin donné à leur présentation renforcera la compréhension du contenu afin de faire parler l’information. On dégage deux types d’éléments que sont les tableaux ou les figures. Ce n’est pas en alourdissant le contenu que l’information sera plus accessible. Il convient donc de suivre des règles.

La première est humaine. Il faut savoir à qui le document, la présentation ou le classeur est destiné. Connaitre son lectorat, son public ou son auditoire permet de fournir l’information la mieux adaptée à ses attentes. On privilégiera donc un langage textuel clair, expurgé de tout jargon trop technique ou de redondances inutiles comme la répétition d’un même mot dans tous les termes d’une énumération. Concernant les chiffres, on évitera d’ajouter des décimales à des valeurs importantes ou l’on spécifiera les éléments de mesure (temps, quantité ou devises) afin de préciser de quoi il est question.

La seconde est technique. On doit connaitre le mode de diffusion de l’information. Si les documents doivent être imprimés en noir, il est inutile de jongler avec les couleurs. S’ils sont imprimés en couleurs, il est nécessaire de travailler avec trois couleurs principales pas plus. Cela s’applique également pour la diffusion numérique d’un document ou pour la projection d’une présentation.

Le tout se traduira dans une bonne utilisation des outils ou des concepts de base.

3.    La rédaction Analyse Experts : Quels sont les outils permettant de présenter les données de façon efficace ?

Il existe une règle simple de présentation de l’information comme des données en général : c’est celle des 5 W (Who, What, When, Where, Why) à laquelle on ajoute How.

Ce qui donne en français :
Qui, Quoi, Quand, Où, Pourquoi et Comment. C’est la base de toute information.

En dehors de cette règle, il existe différents outils pour présenter les données de façon efficace. Si l’on prend l’exemple du tableau, quel que soit le logiciel à partir duquel on le crée, il faut l’introduire déjà par une accroche dans le texte (type référence et renvoi) mais surtout par un titre, des libellés de colonnes simples et concis, idem pour ceux des lignes. Des colonnes et des lignes régulières, homogènes ; un contraste de couleurs entre la ligne de titre et les lignes paires et impaires.

Les logiciels proposent différents modèles de tableaux que l’on peut utiliser, sans pour autant chercher à être hyper-créatif afin de privilégier le fond à la forme.

Concernant les graphiques, beaucoup d’utilisateurs les abordent par le seul biais du « camembert » plus communément appelé ainsi que secteurs, alors que l’erreur commise est de choisir son graphique avant de considérer les données qu’il va illustrer. La première question est : le graphique est-il nécessaire ? La seconde sera : quel est le graphique le mieux adapté ?

Ainsi, les diagrammes en bâtons ou les histogrammes permettent des comparaisons parlantes de valeurs. Les courbes illustreront des changements dans le temps alors que le diagramme circulaire (également appelé par secteurs ou camembert) présente quant à lui des proportions à l’intérieur d’un ensemble. Comme il existe des modèles de tableaux, il existe également des modèles de graphiques.

4.    La rédaction Analyse Experts : Pouvez-vous donner une astuce utile pour faire des présentations Word, Excel et PowerPoint ?

Recourir aux modèles est une des premières astuces pour travailler efficacement dans perdre de temps.

Dans un traitement de texte comme Word, on privilégiera les fractures visuelles en découpant des paragraphes trop monolithiques par des énumérations (puces ou numéros), des tableaux (que l’on essaiera de conserver sur la même page que le texte qu’il complète, sinon faire un renvoi) ou des graphiques, sans omettre de citer ses sources (auteur-date, source, sommaire). On devra recourir au style pour une facture propre et homogène. J’insiste beaucoup sur des règles typographiques à connaître.

Excel permet de créer des tableaux filtrants et triés, mais avec la mise en forme conditionnelle on peut mettre en exergue des valeurs soit par des mises en surbrillance, des températures de couleurs, des barres de données ou des jeux d’icônes. Dans certains cas, on pourra également présenter les données brutes sous la forme d’un tableau de synthèse ou tableau croisé dynamique.

PowerPoint permet de faire de belles présentations. Néanmoins, beaucoup confondent encore diaporama et littérature. Une diapositive est une « béquille » – dixit Steve Jobs – pour un conférencier. Ce qui signifie que la diapositive illustre sans surcharge tout en donnant des points de repères à l’auditoire. On soignera donc la zone de commentaire invisible au public afin d’étoffer son discours en mode présentateur.

5.    La rédaction Analyse Experts : Quels conseils donneriez-vous pour marquer les esprits avec sa présentation ?

Ce qu’il faut garder à l’esprit est de bien connaître ses outils pour parfaire ses présentations. La suite bureautique propose un certain nombre de solutions pour améliorer l’illustration de nos fichiers, dessins ou zone de texte pour créer des encarts, travail sur les images et les fameux SmartArts dans lesquels on trouvera notamment les listes ou les organigrammes.

S’il faut se garder d’abuser d’artifices pour rendre superficiellement attractif un document, il ne faut pas négliger l’apport de ces solutions avec de la beauté, de la clarté et du style.

Mais n’oublions pas cet adage célèbre : « Ce que l’on conçoit bien s’énonce clairement, Et les mots pour le dire arrivent aisément », tiré de l’Art poétique de Nicolas Boileau.

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